職場人為什么要學(xué)習(xí)Excel？

下面先來看一個(gè)統(tǒng)計(jì)：如今職場中95%的財(cái)務(wù)人員會(huì)經(jīng)常使用Excel，但是其中只有5%的人能夠熟練操作Excel，然而99%的CFO都可以輕松玩轉(zhuǎn)Excel。你當(dāng)然可以說，我并不向往CFO的職位，但是現(xiàn)代辦公處處都講究數(shù)據(jù)化管理，身在職場，如果有Excel技術(shù)傍身加持，處理工作的難易程度將大大降低，無處安放的精力將得到充分地釋放，那么迎娶白富美走上人生巔峰不也就是早晚的事兒嗎？！

今天，職場ABC分享3個(gè)Excel小技巧助你玩轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的匯總與合并。

分類匯總并不難

下面兩張表格來源于同一份數(shù)據(jù)，十分復(fù)雜，試想如果數(shù)據(jù)再多些，還要再搞多少張報(bào)表才能完成匯總……

那么如何拯救這份數(shù)據(jù)分類匯總表呢？

首先，取消所有合并單元格和合計(jì)行，還數(shù)據(jù)表一個(gè)清晰明確的行列關(guān)系，然后，對需要分類匯總的字段進(jìn)行排序，這里我們先對“客戶名稱”進(jìn)行排序：

最后在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“分級顯示”組中單擊“分類匯總”按鈕。打開“分類匯總”對話框。設(shè)置分類字段、匯總方式和匯總項(xiàng)：

單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。此時(shí)，工作表最終按照“客戶名稱”分類，對“金額”進(jìn)行匯總，如下圖所示

分類匯總后，工作表左上角出現(xiàn)了1、2、3三個(gè)按鈕，分別可以打開三個(gè)不同的界面，界面“1”包含總計(jì)，“2”包含分類合計(jì)，“3”包含明細(xì)（即分類匯總后默認(rèn)顯示的界面）。用戶可以在分類匯總后單擊這三個(gè)按鈕試試看。

對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總的方式除了“求和”以外還有“計(jì)數(shù)”、“平均值”、“最大值”、“最小值”以及“乘積”。在“分類匯總”對話框中單擊“匯總方式”下拉按鈕，便可進(jìn)行選擇：

設(shè)置以平均值匯總金額的效果：

多字段同時(shí)匯總有方法

有時(shí)候需要對多個(gè)字段同時(shí)進(jìn)行分類匯總，即在一個(gè)已經(jīng)進(jìn)行了分類匯總的工作表中繼續(xù)創(chuàng)建其他分類匯總，這樣就構(gòu)成了分類匯總的嵌套，嵌套分類匯總也就是多級的分類匯總，下面將為大家介紹嵌套分類匯總的操作方法。

Step 01 需要進(jìn)行分類匯總的字段都要排序，參照多字段排序的方法為需要分類的字段排序。

Step 02 單擊“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，選擇好分類字段、匯總方式和選定匯總項(xiàng)，先為主要字段分類匯總。

Step 03 再次打開“分類匯總”對話框，為次要字段設(shè)置分類匯總。選擇好分類字段、匯總方式、選定匯總項(xiàng)后，重點(diǎn)來了，需要取消勾選“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。

下圖就是嵌套分類匯總的結(jié)果。因?yàn)榉诸悈R總的字段和匯總項(xiàng)增加了，在工作表的左上角出現(xiàn)了4個(gè)級別按鈕。

在分類匯總對話框中如果取消勾選“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框，那么匯總結(jié)果就會(huì)在各項(xiàng)的上方顯示。

復(fù)雜表格的合并計(jì)算技巧

在進(jìn)行合并計(jì)算的時(shí)候并不是面對所有大小和數(shù)據(jù)都是一樣的表格，對于大小和所包含的數(shù)據(jù)都不同的表格能不能進(jìn)行合并計(jì)算呢？

首先觀察下面這兩張表，包含的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)的排序都不一樣，而且兩張表格在不同的工作表中。

現(xiàn)在要合并計(jì)算這兩張表中每個(gè)人銷售額的平均值。

在“合并計(jì)算”工作表中選中A1單元格，單擊“合并計(jì)算”按鈕，打開“合并計(jì)算”對話框。選擇“函數(shù)”為“平均值”，分別將“表1”和“表2”中的姓名和銷售額數(shù)據(jù)添加到“所有引用位置”列表框中。重點(diǎn)來了，勾選“首行”和“最左列”復(fù)選框。單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框。自所選單元格起顯示合并計(jì)算的結(jié)果。

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Excel達(dá)人速成記

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